Dzień 1 kliniki — od pustej pracowni do pełnego miesiąca

Po co

Zakładasz pracownię w Planote pierwszy raz i nie wiesz, od czego zacząć. Ten artykuł prowadzi Cię od pustego konta (checklista 0/6 na pulpicie) do działającego miesiąca: zespół, dzieci, dni wolne i plan zajęć.

Notatka

Nazwy „Dzieci” i „Terapeuci” mogą się u Ciebie nazywać inaczej (np. „Podopieczni”/„Uczniowie” i „Nauczyciele”/„Specjaliści”) — zależy od nazewnictwa ustawionego w kreatorze startowym. W tym artykule używamy nazw domyślnych.

Ścieżka kliknięć

1. Kreator startowy

Przy pierwszym logowaniu Planote otwiera kreator konfiguracji:

1. Nazewnictwo — ustalasz, jak nazywacie placówkę, podopiecznych i zespół (np. „dzieci” i „terapeuci” albo „uczniowie” i „nauczyciele”).
2. Lokalizacja — adres pracowni, w której będą sale i grafik.
3. Sala — pierwsza sala. Bez niej kalendarz nie ma gdzie planować zajęć.

2. Ustawienia podstawowe

Administracja → Ustawienia → Nazwa pracowni i numer konta bankowego. Konto zobaczą rodzice przy płatnościach — bez przepisywania z maila.

3. Typy zajęć

Administracja → Typy zajęć — dodaj realną ofertę pracowni (np. terapia ręki, integracja sensoryczna) z ceną za sesję. Osobno zajęcia indywidualne i grupowe (np. TUS, zajęcia edukacyjne).

4. Zespół

Administracja → Terapeuci → Dodaj terapeutę — imię, e-mail, specjalizacje. Terapeuta dostaje zaproszenie mailem i ustawia godziny pracy, żeby kalendarz i AutoPlaner wiedziały, kiedy jest dostępny.

5. Dzieci — ręcznie albo import CSV

Menu → Dzieci → Dodaj dla pojedynczego zgłoszenia, albo Importuj CSV gdy masz gotową listę — podgląd wierszy przed zapisem, bez przepisywania z Excela.

6. Dni wolne pracowni

Administracja → Dni wolne — święta, ferie, wakacje. Cykliczne zajęcia automatycznie się nie odbywają w te dni. Zamknięcia można ustawić jako powtarzające się co roku (np. Boże Narodzenie).

7. AutoPlaner

Administracja → Auto-planer tygodniowy → Nowy plan — ustaw cele (np. ile sesji terapii ręki na tydzień), kliknij Generuj propozycję, a silnik rozłoży terminy pod dostępność zespołu, sale i specjalizacje. Propozycję zatwierdzasz ręcznie — auto na start, człowiek na finisz. Szczegóły: AutoPlaner.

8. Należności i wyciąg

Administracja → Płatności → Generuj miesięczne — Planote zbiera odbyte sesje i liczy należności za miesiąc. Wyciąg bankowy w CSV możesz zaimportować, żeby przelewy dopasowały się automatycznie do nazwisk i kwot.

9. Lista oczekujących i zapisy online

Gdy ktoś dzwoni, a nie masz jeszcze wolnego terminu, otwórz Lista oczekujących → Dodaj do listy oczekujących i wybierz tryb Gość (imię, telefon, typ zajęć) — zgłoszenie zostaje w systemie bez zakładania pełnej kartoteki. Włącz też zapisy online (Ustawienia, zakładka Integracje), żeby rodzice mogli zapisywać się sami, bez telefonu do recepcji.

Wideo

Tutaj pojawi się film: Pierwszy dzień w Planote — od pustej kliniki do pełnego miesiąca

Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.

FAQ

Czy muszę przejść cały kreator za jednym razem? Nie — możesz wrócić do ustawień w dowolnym momencie i uzupełnić brakujące elementy.

Co jeśli nie mam jeszcze pliku CSV z dziećmi? Dodawaj ręcznie na bieżąco — import CSV możesz zrobić później, gdy zbierzesz listę.

Czy AutoPlaner nadpisze zajęcia, które już ręcznie zaplanowałem? Nie — proponuje tylko nowe terminy w wolnych oknach i zawsze wymaga Twojego zatwierdzenia.