Lista oczekujących i odrabianie zajęć
Pełne zajęcia online nie muszą kończyć się na „nie ma miejsc”, a odwołana sesja nie musi ginąć w Messengerze. Oba przypadki mają w Planote swoją listę i swój przepływ do umówionego terminu.
Lista oczekujących — ścieżka kliknięć
Dział zatytułowany „Lista oczekujących — ścieżka kliknięć”Gdy zajęcia online są w komplecie (np. 1/1 miejsc), rodzic na stronie zapisów widzi przycisk „Dołącz do listy oczekujących” zamiast pustego ekranu — wypełnia kontakt i dane dziecka, zgłoszenie trafia do systemu.
Po stronie kliniki: Menu → Lista oczekujących pokazuje zgłoszenie (imię, telefon, e-mail) — bez Excela. Gdy zwolni się miejsce:
- Utwórz sesję — najpierw z danych zgłoszenia powstaje kartoteka dziecka.
- Wybierz termin i zaznacz wysyłkę e-maila do rodzica.
- Status zgłoszenia zmienia się na „Sesja zaplanowana”.
Tutaj pojawi się film: Pełne zajęcia? Zgłoszenie nie ucieka — lista oczekujących w Planote
Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.
Odrabianie zajęć — ścieżka kliknięć
Dział zatytułowany „Odrabianie zajęć — ścieżka kliknięć”Odrabianie to osobna funkcja, którą najpierw trzeba włączyć: Ustawienia → zakładka Finanse → Włącz odrabianie zajęć. Ustaw też próg zgłoszenia (ile godzin przed zajęciami zgłoszenie kwalifikuje się do odrobienia — 0 oznacza brak progu).
Gdy odrabianie jest włączone, dziecko trafia na listę Administracja → Do odrobienia dwiema drogami:
- Rodzic zgłasza nieobecność w portalu (zob. Portal rodzica) — przy włączonym odrabianiu to nie tylko wpis w historii, ale od razu kredyt do odrobienia.
- Dodaj ręcznie — gdy opiekun zgłosi nieobecność telefonicznie zamiast przez aplikację, admin dodaje wpis sam: dziecko, zajęcia i krótki powód. Ta sama lista, druga droga wejścia.
Wpis ma status „do odrobienia” i „brak odpowiedzi”, dopóki nie zaproponujesz terminu.
- Dla każdego dziecka na liście wybierz nowy termin (data, godzina, terapeuta) — status zmienia się na „zaplanowane”. To ta data trafi do SMS-a.
- Zaznacz dzieci i wyślij SMS z linkiem — treść zawiera imię dziecka, zaproponowany termin i pytanie o obecność.
- Rodzic klika link w SMS-ie i wybiera Będę albo Nie będę — bez telefonu do recepcji.
- Lista aktualizuje się o odpowiedź każdego rodzica, historia SMS pokazuje dokładną treść wysłanej wiadomości (przydatne przy sporach „nie dostałem SMS-a”).
Tutaj pojawi się film: Lista do odrobienia — od SMS-a do nowego terminu
Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.
Tutaj pojawi się film: Od nieobecności do potwierdzonego odrabiania — appka, telefon i SMS
Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.
Zasady odwoływania przez rodzica
Dział zatytułowany „Zasady odwoływania przez rodzica”W tej samej zakładce (Ustawienia → Finanse) ustalasz też, na jakich warunkach rodzic może odwołać zajęcia bez konsekwencji finansowych:
- Bezpłatne odwołanie (godz. przed startem) — ile godzin przed zajęciami zgłoszenie jest darmowe. 0 wyłącza próg (każde zgłoszenie w terminie jest bezpłatne).
- Opłata przy późnym odwołaniu (%) — procent ceny zajęć naliczany, gdy rodzic zgłosi nieobecność po upływie tego progu (100% = pełna cena, 0% = zawsze bezpłatnie).
To ta sama polityka, która decyduje, czy zgłoszenie kwalifikuje się jeszcze do darmowego odrobienia, czy już nie.
Czy zgłoszenie z listy oczekujących trzeba obsłużyć od razu? Nie — zostaje na liście, dopóki nie zwolni się miejsce i nie klikniesz „Utwórz sesję”.
Co jeśli rodzic nie odpowie na SMS z propozycją terminu odrobienia? Status zostaje „brak odpowiedzi” na liście — możesz zadzwonić albo wysłać SMS ponownie z innym terminem.
Czy lista oczekujących i lista do odrobienia to to samo? Nie — pierwsza dotyczy nowych zgłoszeń na zajęcia w komplecie, druga już zapisanych dzieci, którym odwołano termin.
Czy każda zgłoszona nieobecność trafia na listę Do odrobienia? Tylko gdy funkcja odrabiania jest włączona w Ustawieniach. Bez niej zgłoszenie zostaje zwykłą informacją w historii, bez kredytu do odrobienia.