Szablony: umowa, RODO i formularz dodatkowy

Po co

Bez szablonów każda wysyłka umowy to Word, kolejne wersje pliku i ręczne wklejanie danych dziecka. Trzy typy dokumentów — Umowa, RODO, Formularz dodatkowy — działają w Planote na tej samej zasadzie: edytujesz raz, wysyłasz automatycznie.

Ścieżka kliknięć

1. Administracja → Ustawienia → zakładki Umowa, RODO, Formularz dodatkowy (widoczne po włączeniu modułu Szablony umów).
2. Każdy typ ma domyślny szablon HTML z placeholderami (np. imię dziecka, dane opiekuna, nazwa zajęć) — nie zaczynasz od pustej strony. Zamiast HTML możesz też wgrać gotowy plik PDF (dane pracowni na stałe, pola rodzica puste do samodzielnego uzupełnienia).
3. Podgląd próbny pokazuje, jak dokument wygląda z przykładowymi danymi, zanim cokolwiek wyślesz.
4. Zaznacz „Aktywna — wysyłaj PDF przy potwierdzeniu zapisu” i Zapisz szablon.

Aktywny szablon wysyła się automatycznie przy potwierdzeniu zapisu (np. przez zapisy online) oraz ręcznie z karty dziecka przyciskiem Prześlij dokumenty (zob. Zaproszenie terapeuty i rodzica) — wysyłka leci zawsze na wszystkie aktywne dokumenty naraz (nie da się wysłać tylko jednego z trzech), na adres e-mail, który przy wysyłce możesz zmienić względem tego zapisanego przy opiekunie. Te same kroki konfiguracji powtarzasz dla RODO i formularza dodatkowego — jeden mechanizm, trzy dokumenty.

Uwaga

Wysłane dokumenty nie są nigdzie przechowywane na platformie — trafiają tylko mailem na podany adres. Jeśli potrzebujesz mieć podpisaną wersję pod ręką w Planote, zapisz ją ręcznie w Dokumentach dziecka po odesłaniu przez rodzica.

Tutaj pojawi się film: Umowa, RODO i formularz dodatkowy — szablony w Planote

Nagranie w przygotowaniu — wraca w tym miejscu.

FAQ

Czy muszę aktywować wszystkie trzy dokumenty naraz? Nie — aktywuj tylko te, które faktycznie wysyłasz. Nieaktywny szablon nie trafia do maila z dokumentami.

Czy mogę edytować szablon po jego aktywacji? Tak, w dowolnym momencie — zmiana obowiązuje od kolejnej wysyłki, nie modyfikuje już wysłanych dokumentów.

Co, jeśli nie znam HTML-a? Domyślny szablon wystarcza do startu — placeholdery są już wstawione, edycja to głównie zmiana tekstu, nie kodu.

Mam skan podpisanej umowy albo orzeczenie z poradni — gdzie to wgrać? To nie idzie przez szablony (te generują PDF automatycznie z danych systemu). Skany i inne pliki wgrywasz ręcznie w Dokumentach dziecka, zakładka Dokumenty na karcie dziecka.